Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert transparent über die Bearbeitung personenbezogener Daten und Personendaten durch WhiteExam. Sie berücksichtigt das Informations- und Datenschutzgesetz des Kantons Basel-Stadt (IDG), das schweizerische Datenschutzgesetz (DSG) sowie – soweit anwendbar – die Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (DSGVO).

Stand: 4. September 2026 · Datenschutzkontakt: info@digitaleducationservices.org

1. Geltungsbereich und Verantwortlichkeiten

Privates Pilotprojekt und technischer Betrieb

WhiteExam ist ein privat entwickeltes Pilotprojekt und wird derzeit nicht von einem Unternehmen oder einer sonstigen Organisation angeboten. Für den Betrieb dieser Website, technische Sicherheitsdaten, Supportanfragen sowie Lehrpersonen- und Administrationskonten ist als natürliche Person verantwortlich:

Schulische Datenbearbeitung

Bei einer durch eine Schule veranlassten Nutzung bestimmt grundsätzlich die einsetzende Schule beziehungsweise das zuständige öffentliche Organ Zweck und zulässigen Umfang der schulischen Datenbearbeitung. Der technische Betreiber verarbeitet diese Daten im Rahmen der vereinbarten Leistung und nach dokumentierten Weisungen. Anfragen zu Prüfungsinhalten, Bewertungen, Klassenzuordnungen, schulischen Aufbewahrungsfristen oder zur Rechtmässigkeit des Schuleinsatzes sind deshalb zuerst an die zuständige Schule zu richten.

Im Erprobungskontext des Gymnasiums Kirschgarten richtet sich die öffentlich-rechtliche Verantwortlichkeit nach dem IDG Basel-Stadt und dem konkreten kantonalen Einsatzentscheid. Diese Webseite ersetzt weder die erforderliche Auftragsbearbeitungsvereinbarung noch eine Datenschutz-Folgenabschätzung oder behördliche Freigabe.

2. Grundsätze der Konten für Studierende

Konten für Studierende werden in WhiteExam pseudonym geführt. Die Plattform speichert im Konto für Studierende keine Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Geburtsdaten, Geschlechtsangaben, Profilbilder oder Biografien.

Der Zugang erfolgt mit einer zufällig erzeugten Login-Kennung und einem Passwort. Beim ersten Login muss das Initialpasswort geändert werden. Berechtigte Lehrpersonen können ein Passwort zurücksetzen. Eine Anmeldung von Studierenden über E-Mail, Magic Link oder Passkey ist nicht vorgesehen.

Im pseudonymen Modus verwahrt die zuständige Lehrperson die Zuordnung zwischen Login-Kennung und Person ausserhalb von WhiteExam. Die Prüfungs- und Lerndaten werden dabei unter der technischen Kennung geführt. Für einzelne Prüfungen kann die verantwortliche Institution zusätzlich einen Identitätsmodus vorsehen; die Konten selbst bleiben pseudonym.

Zusätzliche Identitätsdaten für einzelne Prüfungen

Im Modus «Prüfungsbezogene Identität» werden Vorname, Nachname und Matrikelnummer getrennt vom Konto dem jeweiligen Prüfungsversuch zugeordnet. Im Modus «Erweiterte Identität» kann zusätzlich eine E-Mail-Adresse erfasst werden. Diese Daten dienen der Zuordnung und Überprüfung der Teilnahme sowie der vorgesehenen Ergebniszuordnung und werden nicht zur Anmeldung verwendet.

Die Institution legt vor dem Einsatz den erforderlichen Modus, die zugriffsberechtigten Prüfungsverantwortlichen und die Aufbewahrungsfrist fest. Berechtigte Personen können Identitäten einsehen, prüfen und im Rahmen der Prüfungsverwaltung exportieren; diese Zugriffe werden protokolliert. Exporte unterliegen anschliessend der Zugriffs- und Löschorganisation der empfangenden Institution. Die eingestellte Frist wird für den Prüfungsversuch gespeichert; abgelaufene Identitätsdatensätze werden durch den betrieblichen Bereinigungslauf gelöscht. Ohne festgelegte Frist erfolgt keine automatische fristbezogene Löschung. Die Aufbewahrung der Prüfungsantworten und Bewertungen wird davon getrennt geregelt.

3. Datenkategorien und Herkunft

Abhängig von Rolle und Nutzung können folgende Daten bearbeitet werden:

• Kontodaten von Studierenden: zufällige Login-Kennung, Passwort-Hash, Kontostatus, Schule, Klassen- und Kurszuordnung sowie technische Zeitpunkte;
• Zusätzliche Prüfungsidentitäten, sofern aktiviert: Vorname, Nachname, Matrikelnummer, gegebenenfalls E-Mail-Adresse sowie Bestätigungs-, Prüf- und Löschzeitpunkte;
• Prüfungsdaten: Teilnahme, Antworten, Abgabezeitpunkte, Bewertungen, Feedback, Korrekturen und Prüfungsstatus;
• Lern- und Quizdaten: Antworten, Dialogtexte, Hinweise, Lernfortschritt, Versuchshistorie, Fehlversuche und Rückmeldungen;
• optionale Inhaltsdaten: hochgeladene Lösungsbilder oder Dateien; diese können unbeabsichtigt persönliche Angaben enthalten;
• Interaktionsdaten: Bearbeitungsdauer und technische Eingabemetriken, soweit die jeweilige Lernfunktion diese erhebt;
• Lehrpersonen- und Administrationsdaten: Name, E-Mail-Adresse, Schule, Rolle, Profilangaben, Registrierungsstatus und Authentisierungsdaten;
• Technische Daten: IP-Adresse, Browser- und Geräteangaben, aufgerufener Pfad, Zeitpunkt, Sessioninformationen, Sicherheits- und Fehlerprotokolle;
• Kommunikationsdaten: Inhalt und Metadaten von Support-, Registrierungs- und sonstigen Kontaktanfragen.

Die Daten stammen von der betroffenen Person, von der zuständigen Lehrperson oder Institution sowie automatisch vom verwendeten Browser beziehungsweise Endgerät. Studierende sollen in Freitexten und Bildern keine Namen, Personenbilder oder privaten Angaben über sich oder Dritte eingeben.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Der technische Betreiber verwendet schulische Inhaltsdaten nicht für Werbung, Profilvermarktung oder eigene sachfremde Zwecke.

5. Künstliche Intelligenz

Wenn eine zuständige Institution KI-gestützte Lern- oder Korrekturfunktionen freigibt, übermittelt WhiteExam den fachlich erforderlichen Aufgaben-, Antwort- oder Dialogkontext serverseitig an die OpenAI Responses API. Je nach Funktion können auch ein Lösungsbild, ein Bewertungsraster oder ein Hinweis der Lehrperson übermittelt werden. WhiteExam nimmt Namen, E-Mail-Adressen und Login-Kennungen von Studierenden nicht gezielt in den KI-Payload auf. Freitexte, Handschrift oder Bilder können dennoch eine Person identifizierbar machen.

Empfänger ist OpenAI Ireland Limited, 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117–126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irland, einschliesslich der von OpenAI eingesetzten Unterauftragsbearbeiter. Die API-Anfragen werden mit store: false gesendet. OpenAI verwendet API-Eingaben und -Ausgaben nach eigener Dokumentation standardmässig nicht zum Modelltraining. Missbrauchsüberwachungsprotokolle können dennoch Inhalte für bis zu 30 Tage enthalten, sofern für das verwendete Projekt keine genehmigte Zero-Data-Retention-Konfiguration gilt.

Eine Verarbeitung kann durch OpenAI-Unternehmen und Unterauftragsbearbeiter ausserhalb der Schweiz beziehungsweise des EWR stattfinden. OpenAI sieht hierfür nach seinem Data Processing Addendum insbesondere Angemessenheitsbeschlüsse und EU-Standardvertragsklauseln vor. Die einsetzende Institution muss vor einer Aktivierung prüfen, ob Rechtsgrundlage, Auftragsbearbeitung, Unterauftragsbearbeitung, Transfermechanismus, Region und Datenschutz-Folgenabschätzung den institutionellen Anforderungen entsprechen.

Die kantonale KI-Richtlinie Basel-Stadt untersagt die Eingabe von Personendaten in nicht institutionell freigegebene externe KI-Werkzeuge. KI-Funktionen dürfen daher für reale Daten von Studierenden nur aufgrund einer ausdrücklichen institutionellen Freigabe eingesetzt werden. KI-Ausgaben sind Unterstützungsvorschläge. Noten oder andere erhebliche schulische Entscheide werden nicht ausschliesslich automatisiert getroffen.

6. Empfänger und Auftragsbearbeiter

• Hosting: IONOS SE, Deutschland, für Webserver-, Speicher-, Datenbank- und Infrastrukturleistungen;
• KI-Dienst: OpenAI Ireland Limited und deren veröffentlichte Unterauftragsbearbeiter, nur bei aktivierten KI-Funktionen;
• E-Mail-Dienst: der konfigurierte SMTP-Anbieter für die Registrierung von Lehrpersonen, Administration und Support; Anmeldungen von Studierenden werden nicht per E-Mail abgewickelt;
• zuständige Schule oder Behörde: berechtigte Lehrpersonen, Administration und weitere schulrechtlich zuständige Stellen;
• Behörden und Gerichte: nur bei gesetzlicher Verpflichtung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

WhiteExam verkauft keine Personendaten und gibt sie nicht für personalisierte Werbung weiter. Mathematische Formeln werden mit lokal bereitgestellten KaTeX-Dateien dargestellt; hierfür wird kein externes Content Delivery Network kontaktiert.

7. Bekanntgabe ins Ausland

Das Hosting der WhiteExam-Anwendung erfolgt in Deutschland. Deutschland verfügt aus Schweizer Sicht über ein anerkanntes Datenschutzniveau und unterliegt der DSGVO. Bei weiteren Übermittlungen in Staaten ohne anerkanntes beziehungsweise angemessenes Datenschutzniveau müssen geeignete Garantien eingesetzt werden, insbesondere genehmigte Standardvertragsklauseln mit den erforderlichen schweizerischen Anpassungen oder ein anwendbarer Angemessenheitsmechanismus. Informationen zu den konkret eingesetzten Garantien können über den Datenschutzkontakt angefordert werden.

8. Cookies, Sessions und Protokolle

WhiteExam verwendet ausschliesslich technisch erforderliche Sitzungscookies. Sie trennen die Bereiche für Studierende, Lehrpersonen und Prüfungen, ermöglichen die Anmeldung und schützen laufende Prüfungs- und Verwaltungsvorgänge. Die Cookies sind HttpOnly, bei HTTPS Secure und mit SameSite=Lax konfiguriert. Sie sind grundsätzlich auf die Browsersitzung begrenzt. Marketing-, Reichweiten- oder Profiling-Cookies werden nicht eingesetzt.

Webserver und Anwendung können sicherheits- und betriebsbezogene Protokolle erzeugen. Dazu gehören insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, Requestpfad, Statuscode, Browserangaben und pseudonyme interne Bezüge. Der Zugriff ist auf berechtigte Betriebsstellen zu beschränken.

9. Aufbewahrung und Löschung

Personendaten werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für den jeweiligen Zweck, die schulrechtliche Dokumentation, gesetzliche Pflichten, Systemsicherheit oder Rechtsansprüche erforderlich ist. Massgeblich sind folgende Kriterien:

• Konten für Studierende und Zuordnungen: bis zum Ende der institutionell festgelegten Nutzung und anschliessend bis zur kontrollierten Löschung oder gesetzlich erforderlichen Archivierung;
• Prüfungsantworten, Bewertungen und Korrekturen: nach den von der zuständigen Schule festgelegten schul- und archivrechtlichen Fristen;
• Lern-, Quiz- und Dialogdaten: bis zum Wegfall des Unterrichtszwecks oder einer früheren zulässigen Löschung durch die Institution;
• Lehrpersonenkonten und Registrierungsdaten: für die Dauer des Kontos sowie erforderliche Nachweis- und Verjährungsfristen;
• Sessiondaten: grundsätzlich für die Browsersitzung beziehungsweise bis zum serverseitigen Ablauf;
• Sicherheits- und Fehlerprotokolle: nur für den zur Störungsanalyse, Missbrauchsabwehr und Rechtsverfolgung erforderlichen Zeitraum;
• Provider-Wiederherstellungskopien: IONOS dokumentiert für Webhosting tägliche Systemsicherungen, die höchstens 14 Tage zur Wiederherstellung verfügbar sind und danach im turnusmässigen Sicherungszyklus entfallen;
• OpenAI-API-Inhalte: kein Responses-Anwendungszustand durch store: false; mögliche Missbrauchsüberwachungsprotokolle nach OpenAI-Angaben grundsätzlich bis zu 30 Tage.

Im zugänglichen Produktivspeicher werden keine selbst angelegten Datenbank- oder Deployment-Sicherungen aufbewahrt. Eine Löschung kann eingeschränkt sein, soweit gesetzliche Aufbewahrungs- oder Archivierungspflichten entgegenstehen. Die zuständige Institution muss die für ihren Einsatz geltenden konkreten Fristen festlegen und gegenüber den betroffenen Personen bekannt geben.

10. Datensicherheit

WhiteExam setzt technische und organisatorische Schutzmassnahmen ein. Dazu gehören HTTPS, rollen- und objektbezogene Berechtigungen, getrennte Sessionkontexte, CSRF-Schutz, vorbereitete Datenbankabfragen, Passwort-Hashing, obligatorischer Wechsel von Initialpasswörtern, restriktive Dateirechte sowie Datenbank-Trigger, welche direkte persönliche Profilangaben in Konten für Studierende verhindern. Kein internetgestütztes System kann absolute Sicherheit gewährleisten.

11. Rechte betroffener Personen

Nach Massgabe des anwendbaren Rechts bestehen insbesondere Rechte auf:

• Information und Auskunft über bearbeitete Daten;
• Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten;
• Löschung oder Einschränkung der Bearbeitung, soweit keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen;
• Widerspruch gegen eine auf berechtigte Interessen oder öffentliche Aufgaben gestützte Bearbeitung, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind;
• Herausgabe oder Datenübertragbarkeit, soweit ein entsprechender Anspruch besteht;
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft;
• menschliche Überprüfung, wenn eine rechtlich erhebliche Entscheidung automatisiert getroffen würde.

Bei schulischen Daten wenden sich Studierende und Erziehungsberechtigte zunächst an die zuständige Schule. Für technische Kontodaten oder direkte Anfragen an den Betreiber schreiben Sie an info@digitaleducationservices.org. Zur Identitätsprüfung können zusätzliche Angaben erforderlich sein. Anfragen werden an die tatsächlich verantwortliche Stelle weitergeleitet, wenn sie den anderen Verantwortungsbereich betreffen.

12. Aufsichts- und Beschwerdestellen

Betroffene Personen können sich insbesondere an folgende Stellen wenden:

• Datenschutzbeauftragte des Kantons Basel-Stadt für Datenbearbeitungen eines baselstädtischen öffentlichen Organs;
• Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB), soweit schweizerisches Bundesdatenschutzrecht einschlägig ist;
• Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg für die dem deutschen Betreiber zuzurechnende Verarbeitung;
• jede nach Art. 77 DSGVO zuständige Aufsichtsbehörde, insbesondere am gewöhnlichen Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder Ort des mutmasslichen Verstosses.

13. Minderjährige

WhiteExam richtet sich im schulischen Bereich auch an Minderjährige. Die Schule muss Studierende und gegebenenfalls Erziehungsberechtigte altersgerecht über den Einsatz informieren. Wo eine Verarbeitung auf Einwilligung gestützt werden soll, sind Freiwilligkeit, Urteilsfähigkeit und die nach dem anwendbaren Recht erforderliche Mitwirkung der Erziehungsberechtigten zu prüfen. Der reguläre schulische Pflichtbetrieb darf nicht pauschal auf eine vermeintlich freiwillige Einwilligung gestützt werden.

14. Änderungen

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen, Empfänger, Rechtsgrundlagen oder der technische Betrieb wesentlich ändern. Bei erheblichen Änderungen informiert die verantwortliche Stelle zusätzlich in geeigneter Form. Massgeblich ist die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.